La bureautique est l’ensemble des outils utilisés pour créer des documents, des présentations et les feuilles de calculs. Cela comprend aussi bien les outils techniques que les logiciels. Depuis peu, une certaine évolution est observée dans le rang des outils bureautiques en général, et plus particulièrement en ce qui concerne les logiciels utilisés. Tour d’horizon sur ces derniers !
Les logiciels bureautiques les plus connus
Il existe une multitude de logiciels utilisés en bureautique. De tous ces outils, Microsoft Office est la suite bureautique la plus connue et la plus utilisée. Elle propose trois types de logiciels phares que sont Word, Excel et PowerPoint.
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Word est le logiciel par excellence pour éditer et traiter du texte. Excel a été conçu pour élaborer les tableaux, feuilles de calculs et graphiques. PowerPoint quant à lui permet de créer et de diffuser des présentations en diaporamas. La suite Microsoft est généralement d’office installée sur l’ordinateur dès l’achat.
Cependant, depuis que la mobilité est devenue le mot d’ordre de toute entreprise que se veut prospère, des alternatives à cette suite ont été mises en place. Il s’agit notamment de la suite Google nommée G suite, accessible depuis n’importe quel navigateur.
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La G suite : une alternative de taille
La G suite a été conçue pour pallier aux problèmes de mobilité et d’accessibilité à distance. Elle favorise donc le travail collaboratif, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez (ce que Microsoft Office ne permet pas toujours). Elle vous propose un ensemble de logiciels gratuits dont Google docs, l’alternative à Word ; Google Sheets l’alternative à Excel et Google Slides celle de PowerPoint.
La suite Google est connectée à Google Drive. Ainsi, elle offre une synchronisation complète dans le cloud. Impossible de perdre vos fichiers, documents et données. La condition sine qua non pour cela est de disposer d’une bonne connexion internet !
Les autres logiciels utilisés en bureautique
En dehors des logiciels cités plus haut, il existe de nombreux autres outils gratuits issus de la révolution bureautique. Il s’agit entre autres de :
- Apache open Office (logiciel gratuit utilisable sur tout support) ;
- WPS Office (logiciel bureautique pour smartphone compatible avec tous les systèmes d’exploitation) ;
- ONLYOFFICE (logiciel de traitement de texte et tableur, plateforme collaborative avec possibilité d’édition en ligne).
Tous ces outils sont des alternatives aussi bien pour une utilisation en ligne que hors ligne. Il faut noter qu’ils offrent fluidité et accessibilité totale.
En revanche, il faut vérifier que les fichiers édités avec ces logiciels sont utilisables sur tous vos supports, d’autant plus que l’utilisation multidevise est de mise aujourd’hui !
L’essor des outils collaboratifs en ligne
L’évolution des outils bureautiques ne se limite pas seulement aux logiciels traditionnels. Avec l’essor du travail à distance, les outils collaboratifs en ligne ont aussi connu une révolution. Ces derniers permettent de travailler simultanément sur un même document, de n’importe où et à tout moment.
Parmi ces outils, on peut citer Google Drive qui propose une suite bureautique complète avec traitement de texte, tableur et présentation. Il est accessible gratuitement et facilement depuis n’importe quel navigateur web grâce au compte Google.
Microsoft a aussi fait un grand pas dans ce sens en proposant sa propre version d’une suite bureautique collaborative appelée Office 365. Elle offre la possibilité de travailler en temps réel sur un document partagé avec plusieurs personnes sans avoir besoin d’une installation préalable du logiciel sur son ordinateur.
Citons aussi Dropbox Paper qui donne la possibilité d’intégrer facilement des fichiers provenant directement du service cloud Dropbox dans ses documents textuels ou visuels.
Ces nouveaux types d’outils sont incontournables pour le travail collaboratif à distance, puisqu’ils permettent aux équipes dispersées géographiquement mais connectées numériquement de créer ensemble sans barrière ni limitation de temps ni d’espace.
Les avantages et les inconvénients des logiciels bureautiques gratuits
Avec l’émergence de la technologie, les outils bureautiques gratuits ont gagné en popularité et sont aujourd’hui utilisés par un nombre croissant d’utilisateurs. Toutefois, ils présentent des avantages et des inconvénients qu’il faut bien connaître pour faire le meilleur choix.
Les avantages principaux des logiciels bureautiques gratuits résident dans leur accessibilité. En effet, ils peuvent être téléchargés gratuitement sur internet sans avoir besoin de payer une licence annuelle ou mensuelle comme c’est le cas avec certains logiciels payants. Ces programmes offrent souvent une interface simplifiée qui facilite leur prise en main.
En revanche, ces outils gratuits présentent aussi quelques inconvénients. Le premier concerne la sécurité : les éditeurs ne proposent pas toujours les mises à jour régulières nécessaires afin d’assurer que les failles de sécurité soient corrigées rapidement. Il faut bien comprendre que chaque logiciel bureautique (payant ou gratuit) possède ses avantages et ses inconvénients propres qu’il faut prendre en compte selon l’utilisation envisagée. Il faut bien réfléchir avant de faire son choix afin d’utiliser l’outil le plus adapté à ses besoins, que ce soit pour un travail ou une utilisation personnelle.
